Cómo rellenar la Carta de Porte paso a paso

Saber cómo rellenar la carta de porte correctamente es clave para asegurar que tu transporte nacional por carretera se realiza con todas las garantías legales, fiscales y operativas. En este artículo te explicamos, de forma clara y práctica, cómo cumplimentar este documento obligatorio para que puedas trabajar con tranquilidad y sin sorpresas.

¿Quién debe rellenar la carta de porte?

La carta de porte, también conocida como contrato de transporte terrestre, es un documento fundamental que respalda cualquier operación profesional de traslado de mercancías dentro del territorio nacional. Lejos de ser un mero trámite, representa la prueba escrita del acuerdo entre las partes implicadas —remitente, transportista y destinatario—, detallando qué se transporta, en qué condiciones y bajo qué responsabilidades.

Aunque tradicionalmente se utiliza en formato papel, es cada vez más habitual encontrar versiones electrónicas de la carta de porte, siempre que cumplan con los requisitos de autenticidad, integridad y conservación estipulados por la ley.

Generalmente, es el transportista quien cumplimenta la carta de porte. Sin embargo, en muchos casos se hace de forma conjunta con el cargador, o incluso por parte del expedidor si se trata de una empresa que realiza envíos frecuentes.

Lo importante es que los datos reflejados sean exactos y estén consensuados por ambas partes, ya que este documento actúa como prueba legal ante cualquier reclamación, inspección o disputa.

Qué debes saber antes de rellenar una carta de porte

Antes de empezar a rellenar una carta de porte, conviene tener claro qué datos son imprescindibles para que el documento sea válido legalmente y cumpla su función como contrato de transporte. Esta información es clave para que todos los actores implicados —remitente, transportista y destinatario— tengan perfectamente delimitadas sus responsabilidades y obligaciones. A continuación, te detallamos los principales campos que deben completarse:

•      Datos del remitente: Nombre o razón social, dirección completa y CIF/NIF.
  
  
•      Datos del transportista: Nombre o empresa, dirección, CIF/NIF, matrícula del vehículo y del remolque si procede.
  
  
•      Datos del destinatario: Nombre completo, dirección, teléfono de contacto y, si es posible, persona que recibirá la mercancía.
  
  
•      Lugar y fecha de carga: Dónde y cuándo se recoge la mercancía.
  
  
•      Lugar de entrega: Dónde debe entregarse la carga (dirección final del destinatario).
  
  
•      Descripción de la mercancía: Tipo de productos, número de bultos, peso bruto, volumen, tipo de embalaje y características especiales si las hubiera.
  
  
•      Instrucciones especiales del transporte: Como puede ser horario de entrega, necesidad de camión frigorífico, uso de trampilla elevadora, etc.
  
  
•      Precio del transporte y forma de pago: Indicar si está pagado o se paga a la entrega (porte pagado o debido).
  
  
•      Reservas del transportista: Espacio destinado a señalar cualquier incidencia al recoger la mercancía (embalajes defectuosos, bultos abiertos, etc.).
  
  
•      Firmas: Del remitente al cargar, del transportista al recoger y del destinatario al entregar.
  
  

Una carta de porte completa y bien redactada aporta transparencia y permite a todas las partes implicadas saber qué se espera en cada paso del proceso.

Tipologías de carta de porte en el transporte nacional

En el ámbito nacional, el tipo más habitual es la carta de porte nacional, utilizada en la mayoría de los envíos entre empresas y clientes dentro del país. No obstante, existen otras versiones especializadas de este documento que responden a necesidades concretas del transporte profesional:

•      Carta de porte ADR: Obligatoria para el transporte de mercancías peligrosas, que incluye requisitos de seguridad adicionales.
  
  
•      Carta de porte multimodal: Para trayectos que combinan transporte por carretera con otros medios (barco, tren, etc.).
  
  

En todos los casos, el formato y los campos deben ajustarse a lo estipulado en la normativa vigente.

Consejos prácticos para rellenar la carta de porte correctamente

Una vez tienes claro qué datos debe contener, es momento de ver algunos trucos y recomendaciones que pueden ayudarte a cumplimentar este documento de forma eficiente y sin errores. Saber cómo rellenar la carta de porte correctamente es clave para que todo el proceso de transporte fluya sin imprevistos ni problemas legales.

•      Utiliza siempre letra clara o imprímela desde un modelo digital.
  
  
•      No dejes campos en blanco innecesarios.
  
  
•      Verifica que el número de bultos, peso y contenido coincidan exactamente con la carga.
  
  
•      Asegúrate de que las condiciones especiales, si las hay, estén bien reflejadas.
  
  
•      Haz firmar siempre una copia antes de iniciar el viaje.
  
  
•      Conserva una copia archivada para posibles inspecciones.
  
  

¿Qué pasa si no relleno una carta de porte?

Aunque puede parecer un simple trámite, la carta de porte es mucho más que un documento administrativo. No contar con ella —o tenerla incompleta o incorrectamente cumplimentada— puede acarrear consecuencias graves para el transportista o la empresa contratante.

Desde sanciones económicas hasta problemas legales en caso de accidente o inspección, la falta de este documento supone una vulnerabilidad operativa y jurídica. Además, dificulta la gestión de incidencias como pérdidas, daños o retrasos, ya que no hay constancia formal de las condiciones del transporte.

Circular sin carta de porte también puede afectar a la confianza de los clientes y dificultar la trazabilidad de la mercancía. Por eso, completar este documento no solo es una obligación legal, sino también una práctica de buena gestión logística.

¿Es obligatorio llevar carta de porte en transporte nacional?

Sí. Desde la entrada en vigor de las medidas recogidas en el Real Decreto-Ley 3/2022, que refuerza la obligatoriedad documental en el contrato de transporte, se exige disponer de una carta de porte en determinadas condiciones específicas.

Estas condiciones incluyen:

•      Que el transporte se realice por cuenta ajena.
  
  
•      Que exista un contrato entre cargador y transportista.
  
  
•      Que la mercancía transportada tenga un peso superior a 20 kg.
  
  

En estos casos, la carta de porte es obligatoria para poder circular conforme a la normativa vigente. Su ausencia puede dar lugar a sanciones o a la inmovilización del vehículo en caso de inspección.

No obstante, existen excepciones:

•      Transporte realizado por medios propios, sin relación contractual.
  
  
•      Servicios postales, mudanzas o transportes funerarios.
  
  

A pesar de estas excepciones, utilizar la carta de porte incluso cuando no es estrictamente obligatorio es una buena práctica que aporta seguridad y respaldo documental.

Puedes consultar más detalles sobre el marco legal del contrato de transporte en la web oficial del https://www.transportes.gob.es/.

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